En un restaurante, el dinero se pierde en el depósito: mercadería que llega mal, que se compra de más, que vence o que desaparece. Comprar bien es elegir proveedores, pedir lo justo, controlar lo que llega y contar lo que hay. Lo básico del inventario y del stock mínimo ya lo viste en costeo y precio de venta; aquí va el sistema completo.
1. Elegir proveedores
El más barato no siempre es el mejor. Antes de elegir, pide tres presupuestos por cada rubro (carnes, verduras, secos, lácteos, bebidas, limpieza) y compáralos con esta tabla:
| Qué mirar | Por qué importa |
|---|---|
| Calidad constante | Un tomate bueno una semana y malo la otra cambia el plato y la merma |
| Precio por kilo útil | Un pescado más barato con 50 % de merma puede salir más caro |
| Días y horario de entrega | Tienen que coincidir con tu producción y tu espacio de frío |
| Pedido mínimo | Si es alto, te obliga a comprar de más |
| Plazo de pago | Pagar a 15 o 30 días te da aire; al contado, ninguno |
| Cumplimiento | Si falla un sábado, te deja sin plato |
Ten siempre un segundo proveedor para los productos clave. Si el primero falla, no te quedas sin carta.
2. Pedir exactamente lo que quieres
Una especificación de compra dice qué es «bueno» para tu cocina, sin lugar a dudas. Se arma una vez y se le da al proveedor:
- Producto y corte: «pechuga de pollo sin piel ni hueso, de 200–250 g», no «pechuga».
- Calidad: grado, origen o marca; «papa para freír», no «papa».
- Envase y peso: cajas de 10 kg, bolsas de 5 kg.
- Cómo debe llegar: refrigerados a 5 °C o menos y congelados a −18 °C o menos, como en transporte, envases y etiquetas.
3. Cuánto pedir: stock mínimo y stock máximo
Cada producto tiene dos números. El stock mínimo es el punto en el que hay que pedir; el stock máximo (o stock ideal), hasta dónde llenar:
- Stock mínimo = consumo diario × (días que tarda la entrega + días de seguridad)
- Stock máximo = stock mínimo + consumo hasta la próxima entrega
- Pedido = stock máximo − lo que hay
En La Esquina se usan 2 kg de arroz por día. El proveedor tarda 3 días y se guardan 2 de seguridad: el mínimo es 2 × (3 + 2) = 10 kg. Las entregas son semanales, así que el máximo es 10 + 2 × 7 = 24 kg. Si el lunes hay 9 kg, se piden 24 − 9 = 15 kg.
| Producto | Consumo por día | Mínimo | Máximo | Hay | Pedir |
|---|---|---|---|---|---|
| Arroz | 2 kg | 10 kg | 24 kg | 9 kg | 15 kg |
| Aceite de girasol | 1 l | 5 l | 12 l | 7 l | 5 l |
| Harina | 3 kg | 15 kg | 36 kg | 20 kg | 16 kg |
Lo fresco (verduras, pescado, pan) no se guarda: se pide cada día o cada dos días según las ventas esperadas.
4. Recibir la mercadería
Recibir es el último momento para reclamar. La persona que recibe necesita el pedido en la mano, una báscula, un termómetro y 10 minutos sin apuro:
- Compara lo que llega con lo que pediste: producto, cantidad y precio.
- Pesa y cuenta. Una caja de 10 kg que pesa 9,2 kg es un 8 % que pagas y no recibes.
- Toma la temperatura de lo frío y mira fechas, envases y aspecto.
- Rechaza en el momento lo que no cumple y anótalo en el remito (albarán). Lo que se acepta y se firma ya no se discute.
- Guarda enseguida: primero lo congelado, después lo refrigerado y al final los secos.
5. Guardar: PEPS y PCPS
El método PEPS (primero en entrar, primero en salir; en inglés, FIFO) dice que lo nuevo va detrás y lo viejo adelante, como viste en limpieza y orden. Hay una variante para lo que vence pronto: PCPS (primero en caducar, primero en salir; en inglés, FEFO). Si una leche que llegó hoy vence antes que la de ayer, se usa primero.
Todo lo que se abre o se prepara lleva etiqueta con el producto, la fecha y quién lo hizo. Sin etiqueta, nadie sabe qué usar primero.
6. Inventario y consumo real
El inventario se hace siempre el mismo día y a la misma hora, con una planilla en el orden en que están los estantes. Se cuenta en unidades y se valoriza al último precio de compra. Con dos inventarios sale lo que de verdad consumiste:
Consumo real = inventario inicial + compras − inventario final
En octubre, La Esquina empezó con 2100 de mercadería, compró 8300 y terminó con 2200: consumió 8200. Vendió 26 000 en comida, así que su costo de materia prima real fue 8200 ÷ 26 000 = 31,5 %. La meta era 30 %.
7. Control de existencias
El sistema de ventas dice cuántos platos salieron y las fichas técnicas, cuánto lleva cada uno: con eso sale el consumo teórico. En La Esquina, 7800. La diferencia con el real (8200 − 7800 = 400, un 5 %) es dinero que se fue sin venderse. Dónde buscarla:
| Causa | Cómo se controla |
|---|---|
| Porciones más grandes que la ficha | Pesar las porciones, sobre todo proteínas |
| Merma no anotada | Planilla de mermas: lo que se tira, cuánto y por qué |
| Mercadería que llegó de menos | Pesar todo al recibir |
| Comida del personal sin registrar | Anotarla como consumo aparte |
| Robo | Depósito con llave e inventarios semanales de lo caro |
Una diferencia de 1–2 % es normal. Más de 3 % hay que investigarla. Los productos caros (carnes, quesos, alcohol) se cuentan cada semana; el resto, una vez por mes.
Las cifras de esta clase son un ejemplo en dólares y sin impuestos. Cambian mucho según el país, la ciudad y el tipo de local: haz las cuentas con tus números.
8. Practica
Haz el inventario de tu despensa en una planilla: producto, unidad, cantidad y precio. Elige tres productos que uses mucho y calcula su stock mínimo y máximo. La semana siguiente vuelve a contar y saca tu consumo real.
9. Repaso
Responde de memoria y después toca cada pregunta para ver la respuesta.
¿Cómo calculas cuánto pedir de un producto?
Pedido = stock máximo − lo que hay. El stock mínimo es consumo diario × (días de entrega + días de seguridad), y el máximo, el mínimo más el consumo hasta la próxima entrega.
¿Qué controlas al recibir la mercadería?
Que coincida con el pedido (producto, cantidad y precio), el peso, la temperatura de lo frío (5 °C o menos; congelados a −18 °C o menos), las fechas y los envases. Lo que no cumple se rechaza en el momento.
¿Cómo sale el consumo real del mes?
Inventario inicial + compras − inventario final. Comparado con el consumo teórico de las fichas, la diferencia muestra porciones grandes, merma sin anotar o faltantes.
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