Empanaditas de copetín
Horno · 60 unidadesEl bocado más barato por unidad.
El precio de un evento no es el costo de la comida multiplicado por tres. En catering pesan mucho el personal, los alquileres, el transporte y lo que puede salir mal. Se costea todo, se suma un margen y recién ahí se habla de precio por persona. Toda la clase usa la fiesta de 80 que venimos armando.
El ejemplo de todo el módulo: una fiesta de 80 personas, un sábado de 20 a 1 h, con una hora de recepción con bocados y después buffet. Las cifras de dinero son en dólares y sin impuestos.
1. La comida, por persona
Cada plato se costea con su ficha técnica y el costeador, con los precios de tus proveedores y la merma incluida (lo viste en costeo y precio de venta).
| Rubro | Cantidad | Costo |
|---|---|---|
| Bocados de recepción | 480 unidades | 240 |
| Proteínas (bondiola y pollo) | 23 kg crudos | 210 |
| Guarniciones y pan | 16 kg y 4 kg | 60 |
| Postre en vasito | 88 unidades | 90 |
| Café, condimentos y aceite | — | 40 |
| Comida | 640 (8 por persona) | |
| Bebidas e hielo | 48 l, 48 vinos, 12 espumantes, 80 kg | 400 |
Muchas veces el cliente compra las bebidas y el catering solo las sirve. Por eso conviene presupuestarlas en una línea aparte.
2. El personal
Se cuentan todas las horas, también las de montaje, viaje, desmontaje y la producción de los días anteriores. Los valores por hora son con cargas sociales incluidas (lo viste en personal y turnos).
| Puesto | Personas × horas | Por hora | Costo |
|---|---|---|---|
| Mozos (1 cada 20 en buffet) | 4 × 8 h | 8 | 256 |
| Bartender | 1 × 8 h | 10 | 80 |
| Cocineros, el día del evento | 2 × 8 h | 10 | 160 |
| Cocineros, producción anterior | 2 × 8 h | 10 | 160 |
| Coordinador del evento | 1 × 9 h | 15 | 135 |
| Bachero (lavado) | 1 × 8 h | 7 | 56 |
| Personal | 847 |
3. Alquileres, transporte y el total
| Rubro | Costo |
|---|---|
| Comida | 640 |
| Bebidas e hielo | 400 |
| Personal | 847 |
| Alquileres: vajilla, copas y cubiertos (80 × 1,50), mantelería, 4 chafing dish | 220 |
| Transporte (camioneta, dos viajes) | 60 |
| Descartables, gel combustible y limpieza | 50 |
| Subtotal | 2217 |
| Imprevistos (5 %) | 111 |
| Costo total | 2328 |
Los imprevistos no son un lujo: un mozo que falta y hay que reemplazar a última hora, hielo extra con calor, una bandeja que se cae. Entre el 5 y el 10 % del subtotal.
4. El margen y el precio por persona
El margen se calcula sobre el precio, igual que el costo de materia prima en un restaurante:
Precio = costo total ÷ (1 − margen)
Con un margen del 30 %: 2328 ÷ 0,7 = 3326, que da 41,57 por persona. Se redondea a 42 por persona: 3360 en total, y la ganancia es 3360 − 2328 = 1032, el 30,7 % del precio.
| Invitados | Costo por persona | Precio por persona con 30 % |
|---|---|---|
| 40 | unos 34 | unos 48 |
| 80 | 29,10 | 42 |
| 150 | unos 28 | unos 39 |
Con menos invitados el costo por persona sube, porque el coordinador, el viaje y el montaje cuestan casi lo mismo. Por eso se fija un mínimo de invitados o un precio distinto por debajo de cierto número. Para ver si tu negocio de eventos cierra en el mes, usa el punto de equilibrio y los costos fijos de Administración gastronómica.
5. La seña y el contrato
Un evento sin seña no está reservado. El contrato, aunque sea de una página, dice:
| Punto | En la fiesta de 80 |
|---|---|
| Fecha, horario y lugar | Sábado, de 20 a 1 h; montaje desde las 16 h |
| Menú y cantidades | El menú cerrado y qué incluye cada parte |
| Precio y qué incluye | 42 por persona: comida, bebidas, personal, vajilla, chafing |
| Seña | 40 % al firmar: 1344; el resto (2016), 7 días antes |
| Número final | Se confirma 7 días antes y se cobra ese número, aunque vengan menos |
| Invitados de más | Se cobra cada uno al mismo precio |
| Hora extra | Valor por hora de servicio fuera del horario |
| Cancelación | Hasta 30 días antes, se devuelve la mitad de la seña; después, no |
| Qué pone el cliente | La torta, la música, las mesas y sillas del salón |
Pide asesoramiento a un contador o un abogado de tu país para los impuestos y las cláusulas: cambian mucho.
6. Errores comunes
- Contar solo la comida: en la fiesta de 80, la comida es menos del 30 % del costo.
- Olvidar las horas de producción: los cocineros que trabajaron dos días antes también cobran.
- Sin imprevistos: el primer problema se come la ganancia.
- Bajar el precio sin bajar nada: si el cliente pide un descuento, cambia el menú, el formato o las horas, no tu margen.
7. Practica
Presupuesta la misma fiesta para 40 invitados: recalcula la comida con el factor, ajusta el personal (2 mozos, 1 cocinero el día) y saca el precio por persona con un 30 % de margen. Costea estas recetas en el costeador con tus precios:
Pollo al limón para 20
Horno · 20 porcionesLa proteína económica del buffet.
Tiramisú en vasito
Frío · 20 vasitosCosto por vasito, con el vasito incluido.
8. Repaso
Responde de memoria y después toca cada pregunta para ver la respuesta.
¿Qué entra en el costo de un evento además de la comida?
Bebidas e hielo, todo el personal (también la producción, el montaje y el desmontaje), alquileres, transporte, descartables y gel, y un 5–10 % de imprevistos. En la fiesta de 80, la comida es menos del 30 % del costo.
¿Cómo se saca el precio con un margen del 30 %?
Precio = costo total ÷ (1 − 0,3). En la fiesta de 80: 2328 ÷ 0,7 = 3326, unos 41,57 por persona, que se redondea a 42 (3360 en total).
¿Qué tiene que decir el contrato?
Fecha, horario y lugar, el menú, el precio y qué incluye, la seña y cuándo se paga el resto, cuándo se confirma el número final (que se cobra aunque vengan menos), los invitados y horas extra, la cancelación y qué pone el cliente.
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